Trasformazione
Il passaggio dagli atti cartacei a quelli digitali cambierà il lavoro quotidiano delle autorità giudiziarie. Una trasformazione digitale efficace richiede attività diverse a diversi livelli, poiché l’introduzione di applicazioni e sistemi digitali comporta sempre un cambiamento a livello organizzativo. Nell’anno in esame sono stati compiuti passi concreti nell’attuazione del programma di trasformazione, in particolare la creazione di una rete di Ambasciatori e la fornitura di servizi iniziali a beneficio delle autorità giudiziarie («servizi per la trasformazione»).
Al fine di consolidare la diffusione del progetto Justitia 4.0 presso le autorità giudiziarie, promuovere la sensibilizzazione al processo di cambiamento, e, di conseguenza, accompagnare le organizzazioni nella trasformazione digitale, Justitia 4.0 ha lanciato il programma denominato «Ambasciatori». Gli Ambasciatori rappresentano l’anello di congiunzione tra il progetto Justitia 4.0 e le autorità giudiziarie. Ricevono regolarmente le informazioni più recenti e possono plasmare la trasformazione digitale insieme ai responsabili e agli organi direttivi, identificando le sfide e sostenendo le colleghe e i colleghi interessati.
Il 14 novembre 2022 si è svolta la riunione di kick-off per gli oltre 60 nuovi Ambasciatori provenienti da quasi tutte le autorità giudiziarie (tribunali e ministeri pubblici). In tale occasione, gli Ambasciatori hanno familiarizzato con il tema della trasformazione e sono stati informati sul loro ruolo e sui loro compiti. Hanno familiarizzato con le risorse disponibili per svolgere i loro compiti, come le schede informative e lo storytelling. In futuro gli Ambasciatori avranno l’opportunità di scambiare regolarmente idee e condividere le loro esperienze.
In genere si tende a ricordare meglio le storie e le immagini rispetto ai fatti e alle cifre. Ecco perché è stata sviluppata la «storia di Justitia 4.0», per fornire un orientamento a livello di contenuti e descrivere il percorso dalla situazione attuale alla situazione ottimale auspicata. Lo storytelling serve in particolare agli Ambasciatori per spiegare il progetto complessivo Justitia 4.0 alle rispettive autorità giudiziarie.
La forma e le tematiche dei servizi si basano sulle esigenze delle autorità giudiziarie e l’offerta di servizi viene costantemente adattata. In una prima fase sono stati sviluppati servizi per intensificare il flusso di informazioni tra il progetto Justitia 4.0 e le autorità giudiziarie e illustrare la futura routine di lavoro quotidiana e i lavori preliminari che devono essere svolti dalle autorità giudiziarie stesse. Tutti i servizi per la trasformazione sono offerti tramite il sito web Justitia 4.0.
In particolare, nell’anno in esame sono state elaborate quattro schede informative sui temi pianificazione di progetto, dotazioni delle postazioni di lavoro personali e delle sale dei tribunali e conversione/scansione dei documenti. Le schede informative servono da guida orientativa. Gli studi dettagliati, le raccomandazioni o i rapporti di esperienza sono collegati alle schede informative tramite link, al fine di fornire informazioni più approfondite su tali argomenti.
Per rendere misurabile l’intero processo di cambiamento e i suoi progressi, ogni anno viene condotto un sondaggio online (Change barometer) tra i responsabili. La valutazione del primo sondaggio, condotto alla fine del 2021, era disponibile all’inizio del 2022. Le/i partecipanti al sondaggio sono consapevoli della grande importanza della digitalizzazione del sistema giudiziario. Hanno valutato l’impatto del progetto complessivo come elevato, tuttavia sono in grado di affrontare adeguatamente i cambiamenti imminenti. Sono state richieste ulteriori informazioni e un maggiore scambio con il team di progetto. Il secondo sondaggio si è svolto alla fine del 2022. I risultati saranno disponibili nel primo trimestre del 2023; dopo la valutazione, saranno definite eventuali ulteriori misure. Il terzo ciclo di sondaggi si svolgerà alla fine del 2023.
Nel 2023 verranno sviluppati altri servizi nei settori della rete degli Ambasciatori, delle schede informative, della comunicazione interattiva attraverso i media online e dello scambio di esperienze nella rete delle autorità giudiziarie. Parallelamente, la storia di Justitia 4.0 sarà ulteriormente sviluppata e sarà progettata una mostra itinerante.
