Gestion du changement (transformation)
Le passage du dossier papier au dossier numérique va changer le travail quotidien des autorités judiciaires. La réussite de la transformation numérique nécessite de multiples activités à différents niveaux. L’introduction d’applications et de systèmes numériques implique toujours un changement au niveau de l’organisation. Au cours de l’année sous revue, des étapes concrètes ont été franchies dans la mise en oeuvre du concept de transformation, notamment la création d’un réseau d’ambassadeurs et la mise à disposition des premières prestations de services aux autorités judiciaires (services de transformation).
Afin de mieux faire connaître le projet Justitia 4.0 aux autorités judiciaires, de les sensibiliser au processus de changement et d’accompagner les organisations dans leur transition numérique, Justitia 4.0 a mis en place le programme des ambassadeurs. Les ambassadeurs servent de lien entre le projet Justitia 4.0 et leur autorité judiciaire. Ils reçoivent régulièrement des informations actuelles et sont habilités à gérer la transition numérique en collaboration avec les responsables et les organes de direction, à identifier les défis et à soutenir les collègues concernés.
Le 14 novembre 2022 a eu lieu la réunion de lancement pour les plus de 60 nouveaux ambassadeurs de presque toutes les autorités judiciaires (tribunaux et ministères publics). À cette occasion, l’équipe de transformation a familiarisé les ambassadeurs avec le thème de la transformation et les a informés de leur rôle et de leurs tâches. Ils ont appris à connaître les moyens à leur disposition pour accomplir leur mission, comme les fiches pratiques et le storytelling. Les ambassadeurs auront désormais l’occasion d’échanger régulièrement entre eux et de partager leurs expériences.
L’être-humain se souvient mieux des images et des histoires que des faits et des chiffres. Partant de ce constat, l’équipe de transformation a développé l’histoire de Justitia 4.0. Le storytelling a pour objectif de décrire le projet général Justitia 4.0 et le chemin à parcourir entre la situation actuelle et la situation souhaitée. Le storytelling sert notamment aux ambassadeurs à expliquer le projet général Justitia 4.0 au sein de leurs autorités judiciaires.
La forme et les thèmes des prestations de services dépendent des besoins des autorités judiciaires. L’offre des prestations de services est adaptée en permanence. Dans un premier temps, des prestations de services ont été développées afin d’intensifier le flux d’informations entre le projet Justitia 4.0 et les autorités judiciaires, d’illustrer le travail quotidien à venir et de montrer quels travaux préparatoires doivent être effectués par les autorités judiciaires. Toutes les prestations de services de transformation sont proposées via le site web Justitia 4.0.
L’équipe de transformation a élaboré quatre fiches pratiques au cours de l’année de référence : une fiche pratique sur la planification des projets, une fiche pratique sur l’équipement du poste de travail personnel, une fiche pratique sur l’équipement des salles d’audience et une fiche pratique sur la conversion/numérisation des documents. Les fiches pratiques servent de guide. Pour approfondir chaque thématique, les fiches contiennent en sus des liens vers des études et concepts détaillés, des recommandations ou des retours d’expérience.
Afin de mesurer l’ensemble du processus de changement et ses progrès, une enquête en ligne (baromètre du changement) est menée chaque année auprès des responsables. L’évaluation de la première enquête, réalisée fin 2021, était disponible début 2022. Les participants à l’enquête étaient conscients de l’importance de la numérisation de la justice. Ils ont jugé élevées les conséquences de l’ensemble du projet sur leur organisation et leur travail, mais ils estiment être en mesure de bien gérer les changements à venir. Les participants ont en outre mentionné souhaiter des informations supplémentaires et des échanges plus fréquents avec l’équipe de projet. La deuxième enquête a eu lieu fin 2022, les résultats seront disponibles et analysés au premier trimestre 2023 et les éventuelles mesures supplémentaires seront définies dans un deuxième temps. La troisième série d’enquêtes aura lieu fin 2023.
En 2023, d’autres prestations de services seront élaborées dans les domaines suivants : réseau d’ambassadeurs, fiches pratiques, communication interactive via des médias en ligne, échange d’expériences au sein du réseau des autorités judiciaires. Parallèlement, l’histoire de Justitia 4.0 sera développée et une exposition itinérante sera conçue.
