Transformation

Die Umstellung von der Papierakte auf die digitale Akte wird den Arbeitsalltag in den Justizbehörden verändern. Für die erfolgreiche digitale Transformation sind vielfältige Aktivitäten auf verschiedenen Ebenen nötig, denn die Einführung von digitalen Applikationen und Systemen bringt auch immer eine Veränderung auf organisatorischer Ebene mit sich. Im Berichtsjahr wurden konkrete Schritte in der Umsetzung des Transformations-Konzepts realisiert, insbesondere der Aufbau eines Ambassadoren-Netzwerks sowie das Bereitstellen erster Dienstleistungen zugunsten der Justizbehörden («Transformations-Services»).

Um das Wissen über das Projekt Justitia 4.0 in den Justizbehörden noch besser zu verankern, das Bewusstsein für den Veränderungsprozess zu schärfen und die Organisationen beim digitalen Wandel zu begleiten, hat Justitia 4.0 ein Ambassadoren-Programm ins Leben gerufen. Die Ambassadoren dienen als Bindeglied zwischen dem Projekt Justitia 4.0 und ihrer Justizbehörde. Sie erhalten regelmässig aktuelle Informationen und werden befähigt, den digitalen Wandel gemeinsam mit den Leitungspersonen und -gremien zu gestalten, die Herausforderungen zu erkennen und die betroffenen Kolleginnen und Kollegen zu unterstützen.

Am 14. November 2022 fand das Kickoff-Meeting für die über 60 neuen Ambassadoren aus fast allen Justizbehörden (Gerichten und Staatsanwaltschaften) statt. Am Kickoff wurden die Ambassadoren mit dem Thema Transformation vertraut gemacht und über ihre Rolle und Aufgaben informiert. Sie lernten Mittel kennen, die zur Erfüllung ihrer Aufgaben zur Verfügung stehen, wie z. B. die Merkblätter und das Storytelling. Die Ambassadoren erhalten künftig die Gelegenheit, sich regelmässig untereinander auszutauschen und ihre Erfahrungen zu teilen.

An Bilder und Geschichten kann man sich besser erinnern als an Zahlen und Fakten. Deshalb wurde die «Justitia 4.0-Geschichte» entwickelt, um inhaltliche Orientierung zu geben und den Weg vom Ist-Zustand zum erwünschten Soll-Zustand zu beschreiben. Das Storytelling dient insbesondere den Ambassadoren dazu, das Gesamtprojekt Justitia 4.0 in ihren Justizbehörden zu erklären.

Die Form und Themen der Services richten sich nach den Bedürfnissen der Justizbehörden, das Service-Angebot wird laufend adaptiert. In einem ersten Schritt wurden Services entwickelt, um den Informationsfluss zwischen dem Projekt Justitia 4.0 und den Justizbehörden zu intensivieren, den künftigen Arbeitsalltag zu illustrieren und aufzuzeigen, welche Vorarbeiten seitens Justizbehörden geleistet werden müssen. Sämtliche Transformations-Leistungen werden über die Website Justitia 4.0 angeboten.

Insbesondere wurden im Berichtsjahr vier Merkblätter zu den Themen Projektplanung, Ausstattung persönlicher Arbeitsplatz, Ausstattung Gerichtssäle sowie Dokumentenumwandlung/Scanning erarbeitet. Die Merkblätter dienen als Orientierungshilfe. Zur Vertiefung dieser Themen werden in den Merkblättern detaillierte Studien, Empfehlungen oder Erfahrungsberichte verlinkt.

Um den gesamten Veränderungsprozess und dessen Fortschritt messbar zu machen, wird jährlich eine Online-Umfrage (Change-Barometer) unter den Leitungspersonen durchgeführt. Die Auswertung der ersten Umfrage, welche Ende 2021 durchgeführt wurde, lag Anfang 2022 vor. Die Umfrageteilnehmenden waren sich der grossen Bedeutung der Digitalisierung der Justiz bewusst, die Auswirkungen des Gesamtprojektes wurden als hoch eingeschätzt, doch können die Befragten mit den anstehenden Veränderungen gut umgehen. Gewünscht wurden zusätzliche Informationen und ein vermehrter Austausch mit dem Projektteam. Die zweite Umfrage fand Ende 2022 statt, die Ergebnisse werden im ersten Quartal 2023 vorliegen. Sie werden ausgewertet und allfällige weitere Massnahmen werden definiert. Die dritte Umfragerunde erfolgt Ende 2023.

Im Jahr 2023 werden weitere Service-Leistungen in den Bereichen Ambassadoren-Netzwerk, Merkblätter, interaktive Kommunikation über Online-Medien, Erfahrungsaustausch im Netzwerk der Justizbehörden erarbeitet. Parallel dazu wird die «Justitia 4.0-Geschichte» weiterentwickelt und eine Wanderausstellung konzipiert.